Alcance

A continuación se explican los alcances de la integración desde la perspectiva de negocios.

Preventa - Reparto

• Sincronización de pedidos de preventa cada (15 min).
• Reserva de inventario hasta que el repartidor acepte la carga en su dispositivo móvil, previamente creada la ruta.
• Liquidación de la ruta, confirmación de entregas, devoluciones de productos no entregados y procesamiento de cobranzas realizadas en la ruta.

Venta en ruta

• Reserva de inventario hasta que el repartidor acepte la carga en su dispositivo móvil, previamente creada la ruta.
• Liquidación de la ruta, devoluciones de productos no vendidos, procesamiento de todas las órdenes de ventas y cobranzas realizadas en la ruta.

Automatizaciones en Odoo

• Generación de facturas en automático por cada orden de venta.
• Procesamiento de pagos, y conciliación contra factura.
• Timbrado automático al Sistema de Administración Tributaria(SAT), tanto para la factura como complementos de pagos.
• Facturación al público en general.
• Manejos de inventarios.

Prerrequisitos

• Tener una instancia de Odoo operando. Nuestra integración no considera la puesta en marcha de la instancia de Odoo, pero sí te ayudamos a instalar la integración.
• El tipo de instancia de Odoo puede ser tanto en la nube (Odoo.com) como en un servidor propio (on-premise).
• Actualmente se soporta la versión de Odoo 19.
• Community y Enterprise, ambas ediciones están soportadas.
• Proporcionar usuario admin de Odoo para nosotros conectarlo y echarlo a andar.

Igualmente existen diferentes prerrequisitos dependiendo de si la instalación corre en la nube o en un servidor propio.

Para servidor propio, necesitas proporcionarnos acceso al servidor de Odoo, ya sea por SSH si es Linux, o escritorio remoto si fuera Windows.

Cuando es por Odoo en la nube, se requiere que contrates Odoo.sh para poder instalar la integración. En este caso, necesitas darnos acceso al repositorio de GitHub asociado a la instancia de Odoo.

Sobre qué tamaño de servidor o worker utilizar, hay que seguir estos lineamientos para cada caso:

• On-premise
• Odoo.sh

Recomendaciones de hardware

Cuando se opera con Odoo en la nube, conectado con Odoo.sh, la cantidad de workers a contratar dependerá del tamaño de tu operación.

Si requieres apoyo con la contratación de una instancia y licencias Odoo, nuestro Partner Oficial puede apoyarte. Déjanos saber en el chat de soporte para ponerte en contacto.

Funcionamiento de la integración

1.- Configuraciones

Una vez instalado el módulo de Handy, lo podrás visualizar dentro del menú principal de Odoo, como el addon depende de una serie de módulos para su correcto funcionamiento, se instalaran en automático todos los módulos dependientes, ejemplo: inventario, ventas, compras, contabilidad, facturación.

Una vez configurado el conector con Handy, se debe tener previamente identificados los diarios contables en los cuales quieres llevar la contabilidad para cada tipo de pago, en caso que no tengas 3 diarios contables, se puede llevar todo en un mismo diario contable.

•  Diario efectivo: Cobranzas Handy "efectivo, otras".
•  Diario con trasferencias: Cobranzas Handy "transferencias".
•  Diario depósitos bancarios: Cobranzas Handy "tarjeta de debito, tarjeta de crédito, cheque".

1. Si está habilitada esta configuración, se van a generar las facturas internas en Odoo, para mover los saldos de los clientes, las facturas son necesarias para crear los asientos contables en Odoo.
2. Cuando está habilitada, todas las órdenes de ventas de los clientes facturables, se van a timbrar en automático al SAT, así como los pagos asociados a las órdenes de ventas de dichos clientes. Se timbrarán como complementos de pago al SAT, siempre y cuando la factura generada tuviera como política de pago PPD (Pago por definir).
3. Al encenderla, habilitará procesar todas las cobranzas realizadas en Handy, para generar los respectivos pagos dentro de Odoo.
4. En ocaciones Handy tiene un inventario mayor al que tiene Odoo, para que se puedan hacer operaciones de re-abastecimiento por las cantidades faltantes, se debe habilitar esta opción.

En otras configuraciones se especifica el almacén que llevará el inventario de las cantidades de productos a Handy, la ubicación por defecto para el manejo de las mermas, el uso de CFDI por defecto para tus facturas a Público en general, y el listado de usuarios que deseas que se notifiquen cuando una ruta no pueda realizar el picking de salida por falta de stock de un producto determinado.

Facturación electrónica (México)

Para poder timbrar tus facturas es necesario que contrates previamente un PAC de timbrado, ya tenemos varias integraciones funcionando, por lo que proponemos el siguiente proveedor de folios fiscales: https://cfdiquadrum.com.mx/ .

Para los clientes que soliciten facturas en sus entregas o ventas, su información fiscal debe coincidir con los datos de la constancia fiscal, para que se pueda generar la factura de forma satisfactoria, los pedidos de los clientes que no cumplan con los requisitos para ser facturables, será marcados como "Público en general" en su correspondiente factura en Odoo. Para poder facturar tus órdenes de ventas, es necesario que todos los productos en Handy tengan establecido la categoría de producto y unidad de medida correspondiente del SAT.

2.- Catálogos y datos base

En el menú configuración, vamos a encontrar los catálogos generales: Zonas, Empleados, Categoría de Clientes y Familias de Productos.

Para los clientes, productos y empleados (usuarios Handy), existe una utilidad que busca toda la información modificada en Handy, a partir de la última fecha de sincronización. Opcionalmente, puedes mover dicha fecha al pasado para bajar los datos a partir de una fecha determinada. Existen tareas programadas automáticamente que se configuran cada X tiempo, ejemplo: cada 6 horas busca los últimos cambios y se actualizan en Odoo.

3.- Inventarios

La carga inicial de los productos, se realiza mediante la sincronización de los productos desde Handy hacia Odoo, la regla principal: el mandante del inventario es el ERP Odoo, por lo que todos los ajustes de cantidades, deben realizarse en Odoo y automáticamente se verán reflejados en Handy. Cada vez que se realice una orden de compra a tu proveedor y se le de entrada de los productos al almacén establecido en la configuración inicial, dichas cantidades serán sincronizadas a Handy.

Dependiendo de la operación de inventario que se realice, ya sea una salida de almacén porque el producto ya mermó, o un ajuste físico de inventario, o producto de conteo, las operaciones se verán impactadas en la cantidad de producto dentro de Handy.

Una vez validada y confirmada la operación en Handy dentro del historial del inventario del producto, podrás identificar el movimiento.

Existe una utilidad, para el caso que se desee forzar la actualización de las cantidades existentes en Odoo para Handy, puede ser para uno o varios productos, en caso que no se selecciones ningún producto, se actualizarán las cantidades de todos los productos.

4.- 🛒 Sincronización de pedidos

Los pedidos realizados en Handy, son sincronizados a Odoo, cada 15 min, esta ventana de tiempo está establecida por defecto y puede ser configurada según las necesidades de cada compañía. Los pedidos de preventas en Handy, se muestran en Odoo, como "cotizaciones", una vez que los pedidos son asignados a una entrega, pasan al estado de "orden de venta", para el esquema de las empresa que tienen en su operación ventas en ruta dentro de Handy, los pedidos nacen en Odoo, como "órdenes de venta".

Podrás encontrar el listado de pedidos, dentro de menú de operaciones del módulo de Handy:

5.- 🚚 Rutas (movimientos de inventario en almacén)

Cuando se crea una ruta en Handy y el repartidor acepta la carga en su dispositivo móvil, se dispara un webhook que notifica a Odoo para que pueda hacer todos los movimientos de inventario, particularmente son salidas de almacén. También se encuentra a la escucha de las acciones "Terminar ruta en el dispositivo" y "Cerrar la ruta".

4.1.- ➡ Salidas de almacén WH/OUT

Las salidas de almacén se realizan de forma individual por cada pedido de preventa que esté involucrado en la ruta, y una salida global para cuando se maneja "venta en ruta".

En el detalle de cada pedido de preventa, se visualizará el icono "Entrega” que representa los movimientos de almacén asociados a ese pedido:

4.2.- ⬅ Entradas de almacén (Devoluciones) WH/IN

Cuando se cierra la ruta en Handy, se envía una notificación al webhook, para que Odoo pueda procesar todas las devoluciones que ocurrieron en la ruta para los escenarios cuando una entrega se realiza de forma parcial, además de las devoluciones puras y todo el producto que se cargó previamente para venta en ruta y que no pudo ser vendido.

Para el caso de las entregas realizadas en Handy de forma parcial, en Odoo se reflejan dentro de la orden de venta y tienen la referencia al movimiento de salida de almacén, para establecer que esa entrada pertenece a lo que previamente se había sacado del almacén.

Además, dentro del módulo de inventario de Odoo hay varias formas de visualizar todos los movimientos de almacén y varios reportes. Esto es nativo del ERP.

6.- 💰Contabilidad y saldos de clientes

Si la configuración de facturación esta activada dentro del conector principal, de acuerdo a como se haya realizado la entrega en Handy, ya sea de contado o crédito, así como las ventas en rutas, se verán reflejadas las facturas en Odoo, según sea el caso

Saldos iniciales

Es muy común que cuando se integran ambos sistemas, cuentes con clientes que ya tiene un adeudo, producto de operaciones a crédito en Handy, por lo que inicialmente se necesite igualar los saldos de los clientes en ambos sistemas. Esto se puede hacer dentro del menú configuración en el apartado de clientes, mediante la opción "Saldos iniciales":

El proceso espera un fichero excel de 2 columnas, la primera corresponde al código del cliente en Handy, y la segunda columna el saldo que se desea establecer al cliente, este fichero es el mismo que se utilizar para la carga de los saldos iniciales en Handy https://help.handy.la/es/article/carga-de-saldos-iniciales-para-clientes-9wbolp/

6.1.- Entregas de crédito

Las entregas realizadas a crédito, la factura asociada a la orden de venta, queda con política de pago: PPD, si el cliente es facturable, no se marcará el check "CFDI al público", de lo contrario la factura será elegible para timbrar al público en general, la factura toma primeramente el uso del CFDI que tenga configurado el cliente en Handy, en caso de no contar con esa información, se generará la factura con el uso de CFDI por defecto configurado en el conector.

6.2.- Entregas de contado

Para las entregas de contado, las facturas en Odoo, se generan con la política de pago: PUE, se asocia su respectivo pago y queda conciliada la factura. Es necesario que el diario contable al cual esta asociada la operación se encuentre bien configurado, con la cuenta de recibos pendientes.

7.- Timbrado de facturas al SAT

Si la configuración de timbrado automático, esta activada, todas las operaciones que sean seleccionables para timbrar, se ejecutarán al cierre de la ruta, de lo contrario, la parsona encargada de facturar los pedidos al SAT, tendrá que realizar la operación manualmente

Para timbrar la factura a público en general, dependiendo de la periodicidad, puedes seleccionar las facturas de clientes NO facturables, y agrupartas todas en un solo fólio fiscal

Cualquier duda, estamos disponibles en el chat de soporte 🙂.

Actualizado el: 13/01/2026