Permitir apartado de inventario en PREVENTA
Con el apartado de inventario, cuando una preventa se guarda correctamente, Handy reserva las piezas para ese pedido.
Por ejemplo:
Si tienes 100 piezas disponibles y un vendedor registra una preventa de 50 piezas, Handy reserva esas 50 piezas y quedan 50 disponibles para otras preventas.
¿Cómo funciona?
El flujo es:
Inventario disponible → Se crea la preventa → Handy valida el inventario → Se reserva → Se entrega
Cuando la preventa se crea con conexión, la validación y la reserva ocurren al guardar el pedido.
Si se crea sin conexión, Handy valida y reserva el inventario cuando el pedido se sincroniza.
Una vez reservadas, esas piezas dejan de estar disponibles para otras preventas.
😊 ¿Qué tienes que hacer?
1. Activa la configuración
Enciende la opción Permitir apartado de inventario en preventa. Te mostramos dónde está en la sección ⚙️ ¿Dónde se activa?
2. Los vendedores crean sus preventas normalmente
No necesitan hacer algo diferente al registrar el pedido.
Handy revisa el inventario y realiza la reserva automáticamente cuando corresponde.
3. Consulta las reservas cuando lo necesites
Puedes revisar qué cantidad está disponible y qué cantidad está reservada desde:
Inventario de almacén
⚙️ ¿Dónde se activa?
Ve a: Configuraciones → Pedidos → Permitir apartado de inventario en preventa
La configuración está apagada por defecto.
Al activarla, Handy comienza a reservar inventario para las nuevas preventas.
⚠️ Importante:
Si la configuración está apagada, las preventas pueden registrarse sin límite de inventario y no generan reservas.
⚠️ Casos que debes tener en cuenta
Activé la configuración, ¿qué pasa con mis pedidos anteriores?
- Los pedidos creados antes de activar la configuración no generan reservas.
El apartado aplica únicamente a las nuevas preventas.
Los pedidos anteriores toman inventario del almacén cuando se crea la ruta.
Desactivé la configuración, ¿qué pasa con las reservas?
- Si existen productos reservados, Handy solicita confirmación antes de desactivar la configuración.
Los pedidos se conservan, pero las reservas se liberan durante el proceso automático de la 1:00 a. m.
¿Qué pasa si elimino un pedido reservado?
Mientras la configuración de inventario esté activa, un pedido eliminado no puede volver a habilitarse.
¿Qué pasa cuando se crea una preventa?
Cuando Handy recibe una preventa, revisa cuánto producto está disponible en ese momento.
🟢 Si hay suficiente producto
Se reserva todo lo solicitado.
Ejemplo:
Hay 100 piezas disponibles y el cliente pide 50.
Resultado:
50 disponibles
50 reservadas
🟡 Si solo hay una parte disponible
Handy reserva lo que queda disponible.
Ejemplo:
Hay 30 piezas disponibles y el cliente pide 50.
Resultado:
0 disponibles
30 reservadas
20 piezas faltantes
El pedido se guarda indicando que solo se pudieron reservar 30 piezas. (Un administrador las puede liberar, lo veremos más adelante)
🔴 Si no hay producto disponible
El pedido no se crea.
En la app móvil, el vendedor recibe un aviso y puede ajustar el pedido o imprimir una cotización.
❌ 📱 ¿Qué pasa si un vendedor está sin internet?
Cuando el vendedor está sin conexión, Handy no puede consultar en ese momento el inventario más reciente ni apartar las piezas.
El pedido se guarda en el teléfono como “Por enviar” y queda pendiente de sincronizarse. Mientras tanto, el vendedor no puede modificarlo.
Cuando recupera la conexión, Handy vuelve a revisar el inventario y reserva únicamente la cantidad que siga disponible.
Un ejemplo:
Imagina que tienes 100 piezas disponibles.
👩🏻💼 Vendedor A está sin conexión:
- Registra una preventa de 50 piezas.
- El pedido queda guardado en su teléfono.
- Las 50 piezas todavía no están reservadas.
👨🏻💼 Vendedor B tiene conexión:
- Registra una preventa de 60 piezas.
- Handy consulta el inventario disponible.
- Reserva las 60 piezas.
- Quedan 40 piezas disponibles.
👩🏻💼 Después, Vendedor A recupera la conexión:
- Handy vuelve a revisar el inventario.
- Ya no hay 50 piezas disponibles, solo 40.
- Reserva las 40 piezas disponibles.
- Las 10 piezas restantes quedan como faltantes.
⚠️ Regla importante
Cuando hay pedidos creados sin conexión, el primero que logra sincronizarse es el primero que puede reservar el inventario disponible.
Por eso, un vendedor puede haber capturado una cantidad cuando todavía parecía haber suficiente inventario, pero recibir posteriormente un faltante si otro pedido se sincronizó antes.
En este caso el vendedor A vendió primero, pero NO tenía internet.
¿Qué ve el vendedor?
Cuando el vendedor no tiene conexión, el pedido se completa y queda guardado como “Por enviar”. A partir de ese momento ya no puede modificar el pedido hasta que se sincronice.
Si al sincronizarse ya no alcanza el inventario, el pedido se guarda con lo que se pudo apartar, o no se crea si no quedaba nada. En ambos casos el vendedor recibe una notificación en su teléfono con el detalle.
📲 Lo práctico de esta notificación push es que llega aunque el vendedor no esté dentro de la app de Handy. Después puede consultarla desde la línea del tiempo y, si hubo faltantes, entrar directamente al pedido.
Así se ve, por ejemplo, con un pedido parcial:
¿Se puede revisar el inventario antes de guardar el pedido?
Desde el menú del pedido, el vendedor puede seleccionar:
Verificar inventario disponible
Esto permite comprobar nuevamente cuánto producto puede reservarse antes de cerrar la preventa.
⚠️ Cuando hay conexión, la app ya hace esta revisión automáticamente al presionar "Guardar". La opción del menú sirve para revisar el inventario sin guardar el pedido. Es especialmente útil cuando el vendedor lleva tiempo con un pedido abierto o cuando trabaja en zonas donde la conexión es inestable.
¿Qué pasa con las piezas reservadas?
Una vez que Handy reserva producto para un pedido, esas piezas ya no aparecen como disponibles para otra preventa.
En el inventario puedes ver ambas cantidades:
- Disponible en almacén
- Reservado en almacén
Por ejemplo:
100 piezas en total
Estado | Cantidad |
|---|---|
Disponible | 40 |
Reservado | 60 |
Total | 100 |
Las 60 piezas reservadas están comprometidas con uno o varios pedidos.
Al hacer clic en Reservado, puedes consultar qué pedidos tienen esas piezas apartadas.
Desde aquí puedes consultar los pedidos que tienen producto reservado y los puedes liberar:
- Todo el producto reservado de un artículo.
- Solo las reservas de determinados pedidos.
Las piezas liberadas regresan a Disponible en almacén y dejan de estar reservadas para ese pedido.
- Los pedidos que ya están asignados a una ruta no aparecen en esta lista.
- Si al liberar un pedido este se queda sin ningún producto reservado, el pedido se elimina y no se puede recuperar.
¿Qué pasa con el inventario reservado al crear una ruta?
Cuando un pedido con inventario reservado se asigna a una ruta, la cantidad reservada queda asignada a ese pedido dentro de la ruta.
La reserva no desaparece al crear la ruta. Se mantiene mientras el producto esté pendiente de entrega.
Por ejemplo:
Un pedido tiene 60 piezas reservadas.
Al asignarlo a una ruta, las 60 piezas quedan asignadas a ese pedido.
Si el vendedor entrega 50 piezas, esas 50 dejan de estar reservadas porque ya fueron entregadas.
Las 10 piezas restantes continúan reservadas mientras sigan pendientes de entrega. Al cerrar la ruta, las piezas que no se entregaron regresan a Disponible en almacén.
¿Qué pasa si la ruta se cancela?
Si el pedido se retira de una ruta o la ruta se cancela, el inventario reservado no se libera.
La reserva permanece asociada al pedido para que esas piezas sigan apartadas para ese cliente, hasta su entrega.
¿Qué pasa con las preventas que ya vencieron?
Para evitar que un producto se quede apartado en pedidos que nunca se surtieron, cada noche Handy revisa las preventas cuya fecha de entrega ya pasó.
Si el pedido no fue entregado y tampoco fue asignado a una ruta:
- El producto reservado se libera.
- La cantidad liberada regresa a Disponible en almacén.
- El pedido se elimina.
⚠️ Importante: el pedido se elimina únicamente cuando está activa la configuración Permitir apartado de inventario en preventa.
Si la configuración está apagada, Handy solo libera las reservas que hayan quedado y conserva los pedidos.
De esta forma, cuando el apartado de inventario está activo, una preventa vencida que ya no se va a surtir deja de ocupar inventario y también deja de aparecer como un pedido pendiente.
¿Cómo sé si un pedido quedó con faltantes?
Cuando un pedido se creó sin conexión y, al sincronizarse, ya no había suficiente inventario, Handy genera una notificación.
Existen dos casos:
🟡 Pedido creado con faltantes
Había una parte del producto disponible, por lo que el pedido se creó parcialmente.
Por ejemplo:
Se solicitaron 50 piezas.
Al sincronizar había 40 disponibles.
40 reservadas + 10 faltantes.
🔴 No se logró guardar el pedido
No había ninguna pieza disponible.
En este caso, el pedido no se crea.
En ambos casos, el vendedor que levantó el pedido también recibe la notificación push en su teléfono, como se explica en ¿Qué ve el vendedor?
Si tienes alguna duda sobre este proceso, contáctanos en el chat de la plataforma, estamos para ayudarte 😊
Actualizado el: 09/10/2026
¡Gracias!