Handy cuenta con una integración con el sistema administrativo Alegra.

Los procesos que se integran son enfocados en la venta (remisiones) para llevar la contabilidad y facturación dentro de Alegra.

1. Sincronización de productos y precios

Al activar la integración, los productos de Alegra son copiados a tu cuenta de Handy.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 3:00 horas (horario del Centro de México).

El campo referencia de producto en Alegra, es el equivalente a código de producto en Handy.

Precios

Debido a que en Handy se maneja un precio regular, o precio de lista, se necesita especificar qué lista de precios de Alegra deseas que sea tomada como la del precio estándar en Handy.

Solamente se sincronizarán los productos que se encuentren en la lista de precios que nos hayas indicado.

Inventario

Se tomarán las existencias totales del producto en todos los almacenes y serán copiadas a Handy.

Por default, solamente se sincronizan productos que están marcados como inventariables. Si necesitas sincronizar todos, porque no llevas el inventario en Alegra, se puede configurar de esa manera.

Impuestos

Si el producto cuenta con un impuesto llamado exáctamente IVA, se calculará el precio total con IVA y es el que se usará para Handy. El monto será redondeado a 2 decimales. El status del impuesto deberá de ser active.

Cuando la venta se sincronice de vuelta a Alegra, se hará con el precio sin el impuesto, para que el mismo sea aplicado desde Alegra directamente al facturar.

2. Sincronización de clientes

Al activar la integración, los contactos de Alegra son copiados a tu cuenta de Handy como clientes. Solamente se copian los contactos tipo cliente, y NO los tipo proveedor.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 3:00 horas (horario del Centro de México).

Vendedores y zonas

La integración crea en automático tantas zonas en Handy como tengas vendedores asignados a los clientes en Alegra. Los clientes serán asignados a una zona llamada exáctamente como el vendedor. De esta manera, puedes mantener una separación entre los clientes que puede ver cada vendedor.

3. Sincronización de venta

Cada 10 minutos, se realizará una sincronización de la venta de Handy hacia Alegra.

La venta se sincroniza en forma de remisiones.

Si el cliente de la venta ya existía en Alegra, será utilizado. Si el cliente no existe en Alegra, será creado automáticamente por la integración antes de guardar la venta. Los clientes son creados como tipo client.

Los clientes son buscados por nombre. Debe haber una coincidencia exacta en el nombre ya que Alegra no cuenta con un campo identificador único para el cliente.

🇲🇽Casos especiales México

Es indispensable que el RFC se asigne para poder crear un cliente desde Handy. Puedes configurar en tu cuenta de Handy, en el tab Clientes, para que el campo de RFC al crear cliente sea obligatorio.

🇨🇴Casos especiales Colombia

Para Alegra Colombia, es necesario que se generen dos categorías de cliente con los nombres exactos Persona jurídica y Persona natural, incluyendo el acento en "jurídico". Esto permitirá que, al crear un nuevo cliente en Handy, se especifiquen estos datos según sea el caso.

También es posible asignar el NIT en la creación del cliente. En Handy se llama RFC. Si no se especifica, se usa el default de Colombia que es 222222222.

3. Activa la integración

Activar la integración toma solo unos minutos, sólo necesitas compartirnos estos datos:

Usuario y token de la API de Alegra
Token de API de Handy
ID o nombre de la lista de precios que quieres usar como default
Indicar si sincronizar únicamente productos inventariables
🇨🇴Crear las 2 categorías de cliente si eres de Colombia.

👋🏻 Si la integración no hace algo que necesites, déjanoslo saber para poder ayudarte.

¿Problemas con la integración?

Acá van unas pistas de temas comúnes a revisar:

No está sincronizando un producto: revisa que esté activo, sea inventariable y que tenga un precio en la lista de precios que seleccionaste como default.
🇨🇴 Cliente con tipo de persona equivocado: revisa que en Handy tengas las dos categorías de clientes sugeridas acá arriba y que al momento de crear el cliente, seleccionas la correcta.
🇲🇽 No se crean las remisiones: asegura que el cliente tiene dado de alta RFC. Si el cliente no tenía RFC para cuando el pedido se creó. Necesitas volver a crear el pedido. En Handy lo puedes lograr fácilmente solo presionando editar y guardando el pedido sin cambios.
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