Alegra - Integración de remisiones (venta)

Handy cuenta con una integración con el sistema administrativo Alegra.

Los procesos que se integran son enfocados en la venta (remisiones) para llevar la contabilidad y facturación dentro de Alegra.

1. 🛍 Sincronización de productos y precios

Al activar la integración, los productos de Alegra son copiados a tu cuenta de Handy.

Los productos que inactives en Alegra se deshabilitarán en Handy y cuando los actives volverán a activarse en Handy en la próxima sincronización.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 08:00 y 16:00 horas (horario Tiempo Coordinado Universal (UTC)).

El campo referencia de producto en Alegra, es el equivalente a código de producto en Handy. Es obligatorio llenarlo en Alegra.

El campo de categoría de Alegra es el que se toma como familia de producto en Handy para la agrupación de productos.

Si creas tus productos en Alegra con plantilla y deseas incluir la categoría debes crear esta columna al final y asegurarte de crear previamente las categorías en Alegra.

Precios

Debido a que en Handy se maneja un precio regular, o precio de lista, se necesita especificar qué lista de precios de Alegra deseas que sea tomada como la del precio estándar en Handy.

Ingresa a Configuración > Integraciones > Alegra > Ver detalles > Editar integración > Selecciona la lista de precios de Alegra que deseas usar.

Solamente se sincronizarán los productos que se encuentren en la lista de precios que nos hayas indicado.

Inventario

Se tomarán las existencias totales del producto en todos los almacenes y serán copiadas a Handy.

Por default, solamente se sincronizan productos que están marcados como inventariables. Si necesitas sincronizar todos, porque no llevas el inventario en Alegra, se puede configurar de esa manera.

El inventario total de Alegra, corresponderá al inventario en libre utilización de Handy + el inventario de ruta de Handy.

Impuestos

Si el producto cuenta con un impuesto llamado exactamente IVA, se calculará el precio total con IVA y es el que se usará para Handy. El monto será redondeado a 2 decimales. El status del impuesto deberá de ser active.

Cuando la venta se sincronice de vuelta a Alegra, se hará con el precio sin el impuesto, para que el mismo sea aplicado desde Alegra directamente al facturar.

2. 🏬Sincronización de clientes

Al activar la integración, los contactos de Alegra son copiados a tu cuenta de Handy como clientes. Solamente se copian los contactos tipo cliente, y NO los tipo proveedor.

Los clientes que inactives en Alegra se deshabilitarán en Handy y cuando los actives volverán a activarse en Handy en la próxima sincronización.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 08:00 y 16:00 horas (horario Tiempo Coordinado Universal (UTC)).

Vendedores y zonas

La integración crea en automático tantas zonas en Handy como tengas vendedores asignados a los clientes en Alegra. Los clientes serán asignados a una zona llamada exáctamente como el vendedor. De esta manera, puedes mantener una separación entre los clientes que puede ver cada vendedor.

Si un contacto no tiene vendedor asignado en Alegra, se asignan a una zona llamada General en Handy.

Notas importantes sobre la sincronización de clientes:

El componente de sincronización de clientes de Alegra a Handy puede encenderse o no, independientemente de la sincronización del resto de los datos.

Es recomendable de encender, según si ya venías trabajando o no con Alegra y Handy, adicionalmente, considerar si quieres manejar la asignación de clientes a vendedores de la misma manera en Handy y en Alegra, o de forma independiente.

✅ Si eres nuevo, tanto en Handy como en Alegra: sí te recomendamos encenderlo
✅ Si eres nuevo en Handy, pero en Alegra ya venías operando: también recomendamos encenderlo
❓Si ya usabas Handy y Alegra, pero no los tenías conectados, recomendamos encenderlos solamente si quieres manejar los clientes en Handy y Alegra de la misma manera, es decir, los vendedores de Handy, sólo ven los clientes que tienen asignados los vendedores en Alegra.

Si caes en el caso 3, y quieres seguir manejando los clientes de forma particular en Handy (por zonas, geografías, etc.) , y en Alegra con sus vendedores, te recomendamos no encender este componente. No te preocupes, los nuevos clientes de Handy se crearán en Alegra automáticamente, pero solamente si no existían (se buscan por nombre). Si ya existían, simplemente se reutilizan los de Alegra. Desactivar esta parte simplemente no copiará tus clientes de Alegra a Handy.

3. 🛒 Sincronización de venta

Cada 10 minutos, se realizará una sincronización de la venta de Handy hacia Alegra.

La venta se sincroniza en forma de remisiones.

Si el cliente de la venta ya existía en Alegra, será utilizado. Si el cliente no existe en Alegra, será creado automáticamente por la integración antes de guardar la venta. Los clientes son creados como tipo client.

Los clientes son buscados por nombre. Debe haber una coincidencia exacta en el nombre ya que Alegra no cuenta con un campo identificador único para el cliente.

Vendedor asignado a la remisión
La remisión creada, se asigna al vendedor de Alegra que corresponde con el nombre del usuario que levantó el pedido.
Si no se encuentra un vendedor en Alegra que coincida con el nombre del usuario que levantó el pedido, se busca usando el nombre de la zona del cliente del pedido.
Si no se encuentra tampoco, el vendedor asignado a la remisión se deja en blanco.

4. 🗑 Sincronización de ventas eliminadas

Cada 10 minutos, se realizará una sincronización de las ventas eliminadas de Handy hacia Alegra.

Esto hará que en Alegra se eliminen las remisiones correspondientes a las ventas eliminadas en Handy. Esta integración es independiente de la sincronización de ventas, así que puedes decidir activarla o no.

5. 📦 Almacén por vendedor

Es posible asignar a cada vendedor el almacén para el cuál se le guardarán las remisiones.

Se hace especificando el almacén en el campo extras al editar un usuario, de la siguiente manera:

{"warehouse": 1}



El número de ID lo podrás encontrar en el link de tu almacén, por ejemplo:

🇲🇽Casos especiales México

Es indispensable que el RFC se asigne para poder crear un cliente desde Handy. Puedes configurar en tu cuenta de Handy, en el tab Clientes, para que el campo de RFC al crear cliente sea obligatorio.

Los clientes nuevos que se creen en Alegra llevarán el régimen "Sin régimen" por defecto.

🇨🇴Casos especiales Colombia

Para Alegra Colombia, es necesario que se generen dos categorías de cliente en Handy con los nombres exactos Persona jurídica y Persona natural, incluyendo el acento en "jurídico". Esto permitirá que, al crear un nuevo cliente en Handy, se especifiquen estos datos según sea el caso.

Si no se especifica la categoría de cliente, o se usa un valor diferente a los 2 requeridos, se usará Persona jurídica por default. Si deseas que el default sea diferente (persona natural), escríbenos y te ayudamos a cambiarlo.

También es posible asignar el NIT en la creación del cliente. En Handy se llama RFC. Si no se especifica, se usa el default de Colombia que es 222222222.

🇦🇷Casos especiales Argentina

Los clientes nuevos en Alegra Argentina se crearán con la condición de IVA de consumidor final.

También es obligatorio que los clientes en Handy tengan estos datos:
Dirección (Calle y número)
Ciudad
Código postal
Colonia (Provincia)

No será posible crear en Alegra los pedidos de clientes nuevos que no tengan estos datos.

Por default, el tipo de identificación fiscal para los clientes será CUIT. Si el campo de CUIT (RFC en Handy) viene en blanco, no se traslada hacia Alegra, pero si se especifica, se trasladará hacia Alegra.

6. ✅ Activa la integración

Activar la integración toma solo unos minutos, lo debes hacer directamente en Handy siguiendo las siguientes instrucciones, lo más importante es tener estos datos antes de iniciar con la integración:

Usuario y token de la API de Alegra.
Nombre de la lista de precios de Alegra que quieres usar como default en Handy.
Saber si sincronizar únicamente productos marcados como inventariables en Alegra.
🇨🇴Crear las 2 categorías de cliente si eres de Colombia.
Haber creado todos tus productos en Alegra.

Una vez cuentes con los datos:

Inicia tu período de prueba o contrata el módulo Aquí.

Handy te pedirá configurar la integración en este botón, que solamente podrás ver una vez esté iniciada la prueba:



Tendrás que iniciar con tus Credenciales de Alegra para realizar los siguientes pasos, activa a tu preferencia las opciones de sincronizar productos y clientes.

👋🏻 Si la integración no hace algo que necesites, déjanoslo saber para poder ayudarte.

🤔 ¿Problemas con la integración?

Acá van unas pistas de temas comunes a revisar:

No te permite configurar la integración: revisa que tu plan de suscripción a Alegra tenga acceso a la API, el plan Emprendedor (el más accesible de Alegra) no tiene acceso al uso de API por lo que no es posible realizar la integración.
No está sincronizando un producto: revisa que esté activo, tenga referencia, sea inventariable y que tenga un precio en la lista de precios que seleccionaste como default. El campo de referencia es el que se traduce como código de cliente a Handy. Debes cuidar no usar diagonales ( / ) en el campo de referencia de tus productos de Alegra ya que esto impedirá que se puedan sincronizar porque la diagonal es un caracter reservado en uso de integraciones. Leer más al respecto
No está sincronizando una zona a Handy (vendedor): revisa que el vendedor en Alegra tenga clientes asignados. Si no hay clientes asignados a dicho vendedor, no se creará la zona correspondiente en Handy.
🇨🇴 Cliente con tipo de persona equivocado: revisa que en Handy tengas las dos categorías de clientes sugeridas acá arriba y que al momento de crear el cliente, seleccionas la correcta.
🇲🇽 No se crean las remisiones: asegura que el cliente tiene dado de alta RFC. Si el cliente no tenía RFC para cuando el pedido se creó. Necesitas volver a crear el pedido. En Handy lo puedes lograr fácilmente solo presionando editar y guardando el pedido sin cambios.
🇵🇦 No puedes ver las remisiones: En la interfaz de Alegra para Panamá no existe un concepto llamado "Remisiones", podrás encontrarlas en "Reportes de entrega".
🇦🇷 No se crean las remisiones: Revisa que tus clientes en Handy tengan llenos los campos de dirección, ciudad, código postal y colonia (aquí debes poner la provincia).
No se crea ninguna remisión de repente: este caso se ha identificado con Alegra y es un error de su parte. Lo que tienes que hacer es entrar a la sección de Serie y folios de documentos, y editar el folio actual de remisiones, sumándole un 1. Por ejemplo, si tu folio actual es 1000, que sea 1001 y guardar.

😲 Limitantes de Alegra

Estas son algunas limitantes conocidas de Alegra:
Alegra no soporte dos impuestos en productos. No se puede manejar en Alegra el esquema de dos impuestos (simples, ni compuestos), como la combinación IVA y IEPS que se maneja en México.
Limitante con decimales. Al enviarle precios de productos a Alegra con decimales, Alegra trunca los decimales y puede hacer que los precios finales no cuadren, al calcularle el impuesto. Recomendamos hagas presión con Alegra y les pidas arreglen este error. Esto sucede solamente si el producto tiene impuestos configurados tanto en Handy como en Alegra.

❓ Preguntas frecuentes

Si ajusto el inventario en Handy, ¿el inventario de Alegra también se modifica?
No, solamente se sincronizan los inventarios de Alegra a Handy, no al contrario.

¿Las ventas se facturan en automático?
No, solamente se sincroniza la venta y tienes que emitir la factura desde Alegra, en caso que el cliente lo requiera.

Si edito una venta en Alegra, ¿se edita en Handy?
No, la venta solamente se sincroniza de Handy a Alegra y no de Alegra a Handy.

¿Es posible tener el mismo folio o ID de la venta tanto en Handy como en Alegra?
No es posible ya que cada sistema asigna sus folios de manera independiente.

¿Es posible sincronizar saldos y días de crédito de los clientes?
No, por ahora no está soportado.

¿Está soportada la sincronización multialmacén?
Handy no maneja mas que 1 almacén así que hoy no está soportado. Lo que sí se soporta es sumar el inventario de todos los almacenes de Alegra hacia Handy.

Si se genera una devolución en Handy, ¿se genera nota de crédito en Alegra?
No.

Actualizado el: 21/02/2024