Guía de uso de Metabase — Tu BI de Handy

Categoría: Integraciones

¿Qué es Metabase?

Metabase es la herramienta de Business Intelligence (BI) que Handy pone a tu disposición para analizar la información de tus ventas, clientes, visitas y más. Con Metabase puedes crear gráficas, tablas y tableros interactivos sin necesidad de saber programar ni escribir consultas SQL.

Tu Metabase se alimenta automáticamente cada día con los datos de tu operación en Handy. La sincronización ocurre a las 02:00 hrs (hora centro de México), por lo que cada mañana tendrás disponible la información del día anterior.

Acceso a tu Metabase

Tu equipo de Handy te proporcionará:

• URL de acceso a tu Metabase (ejemplo: https://bi-tuempresa.handy.la)
• Usuario y contraseña para iniciar sesión

Una vez que ingreses, verás la pantalla principal con los tableros y preguntas que se hayan creado.

Conceptos básicos

Antes de empezar, es útil conocer algunos términos que Metabase usa:

Tus datos disponibles

Handy sincroniza las siguientes tablas con información de tu operación:

Tabla: Ventas

Contiene el detalle de cada pedido, ítem por ítem. Incluye:

• Datos del pedido: ID, fecha de creación, fecha de llegada al servidor, tipo de orden, si fue eliminado
• Datos del cliente: código, nombre, latitud/longitud
• Datos del producto: código, nombre, categoría, familia
• Datos de venta: cantidad, precio, descuento, total del ítem, venta total, impuesto total
• Datos de promociones: nombres e IDs de promociones aplicadas
• Datos del vendedor: ID de usuario, nombre
• Otros: zona, lista de precios, fuente de creación, si se creó en ubicación del cliente

Tabla: Estadísticas por usuario (user_statistics)

Un resumen diario de la actividad de cada vendedor:

• Fecha y datos del usuario (ID, correo, nombre, rol, tipo)
• Número de visitas efectivas, total de visitas, visitas programadas y realizadas
• Primera y última visita del día, tiempo total de visita en segundos
• Ventas totales y ventas de retorno
• Porcentaje de efectividad y de cumplimiento de agenda
• Compañía

Tabla: Clientes (customers)

El catálogo completo de tus clientes:

• Código, nombre, dirección, ciudad, código postal
• Zona, teléfono, correo electrónico, propietario
• Latitud/longitud (para mapas)
• Saldo, crédito, categoría
• RFC, razón social
• Si es prospecto, si está habilitado

Tabla: Visitas programadas (scheduled_visits)

El detalle de la agenda de visitas:

• Cliente (código, nombre) y vendedor (nombre, usuario)
• Fecha del evento programado
• Si fue visitado o no
• Zona, rol y tipo de usuario

Crear tu primera pregunta

Una "pregunta" en Metabase es cualquier consulta que hagas a tus datos. No necesitas saber SQL — el editor visual te guía paso a paso.

Paso 1: Iniciar una nueva pregunta

1. Haz clic en el botón "+ Nuevo" (esquina superior derecha)
2. Selecciona "Pregunta"
3. Elige la tabla que quieres consultar (por ejemplo, Ventas)

Paso 2: Elegir columnas

Por defecto, Metabase mostrará todas las columnas de la tabla. Puedes hacer clic en la flecha junto al nombre de la tabla para elegir solo las columnas que te interesan.

Paso 3: Filtrar datos

Haz clic en "Filtrar" para mostrar solo los datos que necesitas. Por ejemplo:

• Por fecha: "Fecha de creación" → "Últimos 30 días"
• Por zona: "Zona" → selecciona las zonas que quieres ver
• Por vendedor: "Nombre de usuario" → escribe el nombre del vendedor
• Por producto: "Categoría del producto" → selecciona una categoría

Puedes combinar varios filtros. Por ejemplo: ventas de los últimos 7 días + solo de la zona Norte.

Tipos de filtro según el dato:

• Fechas: Puedes filtrar por fechas específicas (ej. del 1 al 15 de marzo) o relativas (ej. últimos 30 días, este mes, semana pasada). Las fechas relativas son muy útiles porque se actualizan solas.
• Números: Mayor que, menor que, entre dos valores, exactamente igual.
• Texto: Contiene, empieza con, termina con, es exactamente.

Paso 4: Resumir (Summarize)

Aquí es donde la magia sucede. Haz clic en "Resumir" para agrupar y totalizar tus datos.

Métricas disponibles:

• Contar filas: ¿Cuántos pedidos se hicieron?
• Suma de…: ¿Cuánto se vendió en total? (suma de "Venta total")
• Promedio de…: ¿Cuál es el ticket promedio?
• Valores distintos de…: ¿Cuántos clientes diferentes compraron?
• Mínimo / Máximo de…: ¿Cuál fue la venta más grande?

Agrupar por:

• Tiempo: Por día, semana, mes, trimestre o año
• Categoría: Por zona, por vendedor, por categoría de producto
• Ubicación: Por ciudad, código postal

Ejemplo práctico: Para ver las ventas totales por mes:

1. Métrica: Suma de → "Venta total"
2. Agrupar por: "Fecha de creación" → Mes

Paso 5: Visualizar

Haz clic en "Visualizar" y Metabase generará automáticamente la gráfica más adecuada. Si quieres cambiar el tipo de gráfica, haz clic en el botón de visualización (esquina inferior izquierda):

• Líneas: Ideal para ver tendencias en el tiempo (ventas por mes)
• Barras: Perfecto para comparar categorías (ventas por zona, por vendedor)
• Tabla: Para ver el detalle numérico exacto
• Número grande: Para mostrar un solo KPI destacado (ej. total de ventas del mes)
• Pie/Dona: Para ver proporciones (% de ventas por zona)
• Mapa: Si tus datos tienen latitud/longitud (ubicación de clientes)
• Embudo: Para visualizar flujos por etapas
• Medidor (Gauge): Para mostrar un número contra un objetivo

Paso 6: Guardar

Una vez que tu pregunta se ve como quieres:

1. Haz clic en "Guardar"
2. Dale un nombre descriptivo (ej. "Ventas mensuales por zona")
3. Elige en qué colección guardarla

Las preguntas guardadas se pueden reutilizar en tableros y compartir con otros usuarios.

Crear un tablero (Dashboard)

Los tableros te permiten ver varias preguntas juntas en una sola página — como un panel de control.

Cómo crear un tablero

1. Haz clic en "+ Nuevo" → "Tablero"
2. Dale un nombre y descripción (ej. "Panel de Ventas Semanal")
3. Haz clic en "Crear"

Agregar preguntas al tablero

1. En modo edición, haz clic en el ícono "+" (arriba a la derecha)
2. Selecciona una pregunta guardada, o crea una nueva directamente
3. Arrastra y redimensiona las tarjetas para organizarlas como prefieras
4. Haz clic en "Guardar" cuando termines

Agregar filtros al tablero

Los filtros de tablero permiten que todos los gráficos se actualicen al mismo tiempo. Por ejemplo, un filtro de fecha que cambie todas las gráficas a "este mes" o "última semana".

1. En modo edición, haz clic en el ícono de filtro (embudo)
2. Elige el tipo de filtro: Fecha, Texto/Categoría, Número, etc.
3. Conecta el filtro a las preguntas del tablero (Metabase te guiará)
4. Guarda el tablero

Agregar texto y encabezados

Puedes agregar tarjetas de texto para organizar tu tablero:

• Encabezados: Para separar secciones ("Ventas", "Visitas", "Clientes")
• Texto: Para agregar notas, explicaciones o contexto

Ejemplos prácticos con datos de Handy

Aquí tienes algunas preguntas útiles que puedes crear con tus datos:

📊 Ventas totales por mes

• Tabla: Ventas
• Métrica: Suma de Venta total
• Agrupar por: Fecha de creación → Mes
• Visualización: Línea o Barras

👤 Top 10 vendedores del mes

• Tabla: Ventas
• Filtro: Fecha de creación → Este mes
• Métrica: Suma de Venta total
• Agrupar por: Nombre de usuario del creador
• Ordenar: Descendente
• Límite: 10 filas
• Visualización: Barras horizontales

🗺️ Ventas por zona

• Tabla: Ventas
• Filtro: Fecha de creación → Últimos 30 días
• Métrica: Suma de Venta total
• Agrupar por: Descripción de la zona
• Visualización: Pie/Dona o Barras

📈 Efectividad de visitas por vendedor

• Tabla: Estadísticas por usuario
• Filtro: Fecha → Esta semana
• Métrica: Promedio de Porcentaje de efectividad de visita
• Agrupar por: Nombre
• Visualización: Barras

🛒 Productos más vendidos

• Tabla: Ventas
• Filtro: Fecha de creación → Este mes
• Métrica: Suma de Cantidad
• Agrupar por: Nombre de producto
• Ordenar: Descendente
• Límite: 20 filas
• Visualización: Barras horizontales

📅 Cumplimiento de agenda

• Tabla: Estadísticas por usuario
• Filtro: Fecha → Últimos 7 días
• Métrica: Promedio de Porcentaje de visitas programadas y realizadas
• Agrupar por: Nombre
• Visualización: Barras

🔍 Clientes sin compra reciente

• Tabla: Clientes
• Filtro: Habilitado = Sí
• Visualización: Tabla
• Nota: Puedes cruzar esta información con la tabla de Ventas para identificar clientes que no han comprado en los últimos 30 días.

Exportar datos

Metabase te permite descargar los resultados de cualquier pregunta:

1. Abre la pregunta que quieres exportar
2. Haz clic en el ícono de descarga (flecha hacia abajo) en la esquina inferior derecha
3. Elige el formato: CSV, XLSX (Excel) o JSON

Esto es útil para análisis adicionales en Excel o para compartir datos con tu equipo.

Consejos y buenas prácticas

• Usa fechas relativas ("últimos 30 días", "este mes") en lugar de fechas fijas. Así tus preguntas y tableros siempre mostrarán información actualizada.
• Organiza por colecciones. Crea colecciones (carpetas) por área: "Ventas", "Operaciones", "Dirección".
• Nombra tus preguntas claramente. "Ventas mensuales por zona" es mejor que "Pregunta 1".
• Empieza simple. Crea preguntas básicas primero y ve agregando complejidad conforme te sientas cómodo.
• Recuerda el horario de sincronización. Los datos se actualizan a las 2:00 AM, así que la información más reciente que verás es la del día anterior.
• Explora haciendo clic. En las gráficas puedes hacer clic en cualquier barra, punto o segmento para ver el detalle desglosado ("drill-through"). Esto te permite profundizar sin crear una nueva pregunta.

Recursos adicionales

Para funcionalidades avanzadas de Metabase, puedes consultar la documentación oficial (en inglés):

• Tour de Metabase — Vista general de todas las funcionalidades
• Editor de preguntas — Guía completa del editor visual
• Filtros — Opciones avanzadas de filtrado
• Tableros — Todo sobre dashboards
• Tipos de visualización — Todos los tipos de gráficas disponibles

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas sobre cómo crear una pregunta, interpretar tus datos o configurar un tablero, contacta a tu equipo de soporte en Handy. Estamos para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu información.

Actualizado el: 10/03/2026