Konfío Gestionix - Integración de ventas y pedidos

Handy cuenta con una integración con el sistema administrativo Konfío Gestionix.

Los procesos que se integran son enfocados en los pedidos y ventas para llevar la contabilidad y facturación dentro de Konfío Gestionix.

1. 🛍 Sincronización de productos y precios

Al activar la integración, los productos a la venta en Konfío Gestionix son copiados a tu cuenta de Handy. Sólo es posible sincronizar los productos de una sucursal de Gestionix hacia Handy.

Los productos que inactives en Konfío Gestionix se deshabilitarán en Handy y cuando los actives volverán a activarse en Handy en la próxima sincronización.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 08:00 y 16:00 horas (horario Tiempo Coordinado Universal (UTC)).

El campo clave de producto en Konfío Gestionix, es el equivalente a código de producto en Handy. Es obligatorio llenarlo en Konfío Gestionix. No debe contener diagonales (/).

El campo de categoría de Konfío Gestionix es el que se toma como familia de producto en Handy para la agrupación de productos. No confundir la categoría de Handy con la categoría de Konfío Gestionix.

El inventario total de Konfío Gestionix, corresponderá al inventario en libre utilización de Handy + el inventario de ruta de Handy. Si deseas que los inventarios no se sincronicen, te lo podemos configurar de esa manera.

Los productos que son materia prima o insumos, no son sincronizados a Handy (cuando están marcados como no a la venta).

Precios

Se sincronizará a Handy el precio del producto después de impuestos en Konfío Gestonix.

2. 🏬Sincronización de clientes

Al activar la integración, los clientes de Konfío Gestionix son copiados a tu cuenta de Handy como clientes. Sólo es posible sincronizar los clientes de una sucursal de Gestionix hacia Handy.

El campo nombre (nombre comercial) de cliente en Konfío Gestionix, es el equivalente a descripción de cliente en Handy. Es obligatorio llenarlo en Konfío Gestionix. OJO: no confundir el nombre de cliente, con la razón social:



En caso de que se llene sólo uno de los dos nombres, se tomará el que está lleno.
En caso de que se llenen los dos, se da preferencia al nombre comercial.

Los clientes que inactives en Konfío Gestionix se deshabilitarán en Handy y cuando los actives volverán a activarse en Handy en la próxima sincronización.

Después de la primera vez, la sincronización estará ocurriendo todos los días a las 08:00 y 16:00 horas (horario Tiempo Coordinado Universal (UTC)).

Los clientes se asignan a una zona llamada General en Handy.

Notas importantes sobre la sincronización de clientes:

El componente de sincronización de clientes de Konfío Gestionix a Handy puede encenderse o no, independientemente de la sincronización del resto de los datos.

Es recomendable de encender, según si ya venías trabajando o no con Konfío Gestionix y Handy, adicionalmente, considerar si quieres manejar la asignación de clientes a vendedores de la misma manera en Handy y en Konfío Gestionix, o de forma independiente.

✅ Si eres nuevo, tanto en Handy como en Konfío Gestionix: sí te recomendamos encenderlo
✅ Si eres nuevo en Handy, pero en Konfío Gestionix ya venías operando: también recomendamos encenderlo
❓Si ya usabas Handy y Konfío Gestionix, pero no los tenías conectados, recomendamos encenderlos solamente si quieres manejar los clientes en Handy y Konfío Gestionix de la misma manera, es decir, los vendedores de Handy, sólo ven los clientes que tienen asignados los vendedores en Konfío Gestionix.

Si caes en el caso 3, y quieres seguir manejando los clientes de forma particular en Handy (por zonas, geografías, etc.) , te recomendamos no encender este componente. No te preocupes, los nuevos clientes de Handy se crearán en Konfío Gestionix automáticamente, pero solamente si no existían (se buscan por nombre). Si ya existían, simplemente se reutilizan los de Konfío Gestionix. Desactivar esta parte simplemente no copiará tus clientes de Konfío Gestionix a Handy.

3. 🛒 Sincronización de pedidos y ventas.

Cada 10 minutos, se realizará una sincronización de las ventas y preventas de Handy hacia Konfío Gestionix.

Tanto las preventas como las ventas de Handy, se sincronizarán a Konfío Gestionix como Pedidos. Esto permite que se calculen correctamente los impuestos en Konfío Gestionix pues al insertarlas como Ventas, ignora los impuestos.

Si deseas que ajustemos este comportamiento para tu integración, y que de todas formas se inserten Ventas y Pedidos por separado, nos lo puedes indicar y te lo configuramos así.

Si el cliente de la venta ya existía en Konfío Gestionix, será utilizado. Si el cliente no existe en Konfío Gestionix, será creado automáticamente por la integración antes de guardar la venta. Los datos que se pueden sincronizar son nombre y dirección. Puedes elegir sincronizar únicamente el nombre en caso de que tus direcciones en Handy sean de entrega y no para facturación del cliente.

Los clientes son buscados por nombre o razón social en Konfío Gestionix sin importar mayúsculas, minúsculas o acentos, es decir, para Konfío Gestionix el cliente llamada "Tienda Lucía" es es mismo que "tienda lucia". Te recomendamos no tener clientes duplicados en nombre dentro de Konfío Gestionix.

Se consideran los impuestos trasladados de porcentaje, si necesitas alguno diferente háznoslo saber.

Podrás visualizar el ID (folio) del pedido de Handy en las ventas en Gestionix dentro de las exportaciones de PDF y Excel. Esto solo aparece para las ventas y no para los pedidos.

4. 🗑 Sincronización de pedidos y ventas eliminadas

Cada 10 minutos, se realizará una sincronización de las ventas eliminadas de Handy hacia Konfío Gestionix.

Esto hará que en Konfío Gestionix se eliminen las ventas o pedidos correspondientes a las ventas o preventas eliminadas en Handy. Esta integración es independiente de la sincronización de ventas y pedidos, así que puedes decidir activarla o no.

5. ✅ Activa la integración

Activar la integración toma solo unos minutos, lo debes hacer directamente en Handy siguiendo las instrucciones cuando contrates el módulo, sólo necesitas tener estos datos:

Usuario y contraseña de Konfío Gestionix.
Nombre de la sucursal de Konfío Gestionix que quieres sincronizar.
Si deseas sincronizar la dirección de tus clientes de Handy hacia Gestionix al crear un pedido o venta de un nuevo cliente.
Haber creado todos tus productos en Gestionix.
Iniciar el periodo de prueba o contratar el modulo aquí.

👋🏻 Si la integración no hace algo que necesites, déjanoslo saber para poder ayudarte.

Registrate en Konfío desde este link:

https://konfio.mx/growth/software-empresarial/

❓ Preguntas frecuentes

Si ajusto el inventario en Handy, ¿el inventario de Konfío Gestiónix también se modifica?
No, solamente se sincronizan los inventarios de Konfío Gestiónix a Handy, no al contrario. Si deseas que los inventarios no se sincronicen, te lo podemos configurar de esa manera.

¿Las ventas se facturan en automático?
No, solamente se sincroniza la venta y tienes que emitir la factura desde Konfío Gestiónix, en caso que el cliente lo requiera. Konfío Gestiónix tiene una herramienta para facturación masiva.

Si edito una venta en Konfío Gestiónix, ¿se edita en Handy?
No, la venta solamente se sincroniza de Handy a Konfío Gestiónix y no de Konfío Gestiónix a Handy.

¿Es posible tener el mismo folio o ID de la venta tanto en Handy como en Konfío Gestiónix?
No es posible ya que cada sistema asigna sus folios de manera independiente.

¿Por qué no aparece uno de mis productos de Konfío Gestiónix, en Handy?
Verifica que el producto no esté inhabilitado en Konfío Gestiónix, que esté marcado como a la venta y que corresponda a la sucursal.

¿Por qué no aparecen los impuestos desglosados en Konfío Gestionix?
Si configuraste impuestos en Handy, pero no aparecen en Gestionix, lo más probable es que te haga falta dar de alta los impuestos en Gestionix también, y asignarlos a los productos.
Para poder guardar venta por medio de la integración, necesitamos leer los impuestos asignados a los productos pues Gestionix obliga a relacionarlos por medio de lo que existe ya en Gestionix de impuestos.

Otra causa puede ser que Gestionix no muestra los impuestos en la Venta, pero sí en la Preventa (Pedidos de Gestionix). Esto se debe a un problema con Gestionix, que al guardar la venta por la integración no hace el desglose de los impuestos.

En este caso, sugerimos que todas tus ventas de Handy, se guarden como Pedidos en Gestionix. Si deseas que el sistema funcione de esa manera, contáctanos (activamos treat_all_as_sales_orders: true en to_config)

Actualizado el: 16/05/2023